Verlinkung von Dokumenten an einen Ordner

 

Ein Wunsch vieler Kunden war es, in einem Ordner in dem relevante Patente z.B. zu einem Einspruch oder einem Entwicklungsprojekt gesammelt werden, auch anderes Material, wie Prospekte, Rechercheberichte, Literatur etc.  einzubinden. Dies ist nun (ab Version 2.4) möglich.

Wählen Sie den relevanten Ordner im Ordner über den Administrationsbaum aus. Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Eine neues Fenster (Dokumenten Browser) öffnet sich.

Wie beim Anhang von Dokumentenlinks an einzele Patentdokumente hängen Sie über den Ordner "Anfügen" Dokumentenlinks an den Ordner. In einem neuen Fenster geben Sie eine Titel und eine Beschreibung der Verlinkung an.

Dann geben Sie die URL (z.B. www.google.de) oder den Link in das Feld Dokument ein. Alternativ öffnen Sie über den Button mit den drei Punkten den Windows Explorer und wählen dort die Datei aus, die Sie verlinken möchten.

Es können beliebige Dokumente (z.B. Excel, Word, PDF, Images) oder Verlinkungen zu anderen Webseiten eingefügt werden.

Nach Speichern mit OK, wird der erstellte Link mit Namen und Datum (hinzugefügt) in der Dokumentenliste angezeigt. Ein erneuter Klick auf auf den Link in der Liste öffnet das Dokument oder die URL im unteren Fenster oder als separates Dokument.

Wie bei der Verlinkung zu Patenten, können die verlinkten Dokumente nur von Usern geöffnet werden, die auch das Recht haben auf diese zuzugreifen. Liegen die Dokumente auf Ihrem Rechner, können nur Sie diese aufrufen. Liegen die Dokumente auf einem gemeinsamen Laufwerk, können diese von allen berechtigten Nutzern geöffnet werden.

Sobald mindestens ein Dokument mit einem Ordner verlinkt wurde, wird im Baum, hinter dem Ordnername, ein weißes Dokumentsymbol angezeigt.